إعداد الدعوة وجدول الأعمال
تحدد الهيئة العامة للرقابة المالية ضوابط جديدة لدعوة الجمعيات العامة لشركات التأمين وإعادة التأمين. تشترط القواعد تحديد موعد ومكان الاجتماع وتوجيه الدعوة إلى المساهمين، وتؤكد حظر إقامة الجمعية خارج البلاد. وتشمل بنود الدعوة إعداد جدول أعمال يتضمن المواضيع المزمع مناقشتها وإرفاق كامل الأوراق والوثائق والتقارير المتعلقة بكل موضوع، وإرسالها إلى المساهمين قبل الانعقاد بمدة كافية وبالوسيلة التي تتيح الاطلاع. وتؤكد القواعد وجوب إتاحة المعلومات اللازمة للمساهمين لاتخاذ قراراتهم بشكل كاف ودقيق ومنظم خلال المواعيد المحددة دون تمييز.
الإبلاغ وتوفير المستندات للمساهمين
يخطر الشركة الهيئة بموعد ومكان انعقاد الجمعية العامة وجدول أعمالها قبل موعد الانعقاد بثلاثين يوماً، وتضم الإخطار المستندات التي تُعرض على المساهمين وكل ما تطلبه الهيئة من بيانات. وتلتزم الشركة تقديم محاضر اجتماع الجمعية العامة إلى الهيئة خلال شهر من تاريخ الانعقاد، وتوقّع على كل صفحة من المحضر من قبل رئيس الجمعية وأمين السر ومراقبي الحسابات وجامعي الأصوات. وتطلع المساهمون على سياسة توزيع الأرباح وتبيان مبررات ما يتم حجزه من أرباح في صورة احتياطيات أو أرباح محتجزة، مع دعم ذلك برأي مراقب الحسابات.
التصويت والنشر
تستخدم الشركة أسلوب التصويت التراكمي عند انتخاب أعضاء مجلس الإدارة. بعد اعتماد محضر الاجتماع من الهيئة، تنشر قرارات الجمعية العامة على موقع الشركة الإلكتروني.