أعلنت الهيئة العامة للرقابة المالية أن صناديق التأمين الحكومية ملزمة بإمساك سجلات أساسية تكفل إحكام الرقابة وتعزز الحوكمة والشفافية في إدارة أعمالها. وتشمل هذه السجلات سجل الوثائق، سجل المطالبات، سجل الاستثمارات مع البيانات التفصيلية للأدوات المالية ونسب كل أداة والعوائد المحققة، وسجل محاضر مجلس الإدارة. كما تضم سجل الشكاوى، سجل الدعاوى القضائية أو التحكيمية التي يكون الصندوق طرفاً فيها، وسجل الإيرادات، إضافة إلى أي سجلات أخرى تقرها الهيئة حسب متطلبات الرقابة. وتُعد هذه السجلات الحد الأدنى لتنظيم الدورة المستندية والمالية داخل كل صندوق.
التنظيم والالتزام بالحفظ
شددت الهيئة على اعتماد هذه السجلات رسميًا والالتزام بالاحتفاظ ببياناتها كاملة في المقر الرئيسي، مع احتفاظ الفروع بسجلات تخص نطاق عملها. وأجازت حفظ هذه السجلات إلكترونيًا بما يتماشى مع متطلبات التحول الرقمي ورفع كفاءة نظم الحفظ والاسترجاع. وتُستخدم هذه السجلات كمرجع رئيسي للمتابعة الرقابية والشفافية في إدارة أصول وعمليات الصناديق.