تحدد الهيئة العامة للرقابة المالية مهام ومسؤوليات أمين سر مجلس الإدارة بشكل واضح ضمن لائحة الحوكمة الخاصة بشركات التأمين وإعادة التأمين. وتؤكد الهيئة إمكانية إنشاء وحدة تنظيمية مستقلة في كل شركة تتولى أعمال أمانة السر، مما يعزز كفاءة عمل مجالس الإدارة ويرسخ مبادئ الحوكمة الرشيدة. وتُسهم الإعدادات في تعزيز قنوات التواصل بين أعضاء المجلس ولجانه والإدارة التنفيذية العليا لضمان انسيابية تبادل المعلومات. كما تبين الهيئة أهمية تنظيم اجتماعات المجلس واللجان، ومساعدة رئيس المجلس في إعداد جداول الأعمال وتجهيز وإرسال التقارير والمعلومات المرتبطة بها في الوقت المناسب.
مهام أمين السر
تتضمن المهام الرئيسية لأمين سر مجلس الإدارة تسهيل قنوات التواصل بين أعضاء المجلس، وبين المجلس ولجانه والإدارة التنفيذية العليا لضمان انسيابية تبادل المعلومات. كما يعمل على تنظيم ترتيبات اجتماعات المجلس واللجان، ومساعدة رئيس المجلس في إعداد جداول الأعمال وتجهيز وإرسال التقارير والمعلومات المرتبطة بالاجتماعات للأعضاء في الوقت المحدد. يلي ذلك متابعة إصدار قرارات المجلس وتنفيذها وإبلاغ الإدارات المختصة بها، مع إعداد تقارير دورية توضح موقف التنفيذ. ويشمل حفظ محاضر اجتماعات المجلس وكافة الوثائق والمراسلات المرتبطة بها لضمان توثيق أعمال المجلس.
وتتضمن المهام أيضًا التنسيق مع لجان المجلس المختلفة لتعزيز التواصل بينها وبين المجلس، والعمل على إحاطة الأعضاء بأي مستجدات إشرافية أو قانونية ضمن حدود الاختصاصات وعدم تعارض مع أدوار الإدارات المعنية. كما يسهم في تزويد الأعضاء الجدد بمعلومات أساسية عن الشركة وتسهيل اندماجهم مع بقية أعضاء المجلس، والتأكد من توفير برامج التدريب والتأهيل اللازمة لهم. وأخيرًا يقوم أمين السر بدور حلقة الوصل بين الشركة والمساهمين في حال عدم وجود إدارة علاقات المستثمرين، بما يحافظ على شفافية وفاعلية التواصل مع المساهمين.