اطلب الإذن قبل إرسال رسالة صوتية، خاصة إلى من لا تربطك به علاقة وثيقة.
نصائح لتسجيل رسالة صوتية جيدة
سجل في مكان هادئ لتضمن وضوح الصوت وتجنب إزعاج المتلقي بالضوضاء الخلفية.
خطط لما ستقوله قبل التسجيل لتكون الرسالة موجزة وواضحة ولا تحتمل اللبس.
احرص على ألا تتجاوز الرسالة 60 ثانية مع الأشخاص غير المقربين.
تحدث بوضوح وبسرعة معتدلة حتى يسهل على المستمع فهمك دون إعادة الاستماع.
ابدأ الرسالة بتحية ودية ونبرة إيجابية لتترك انطباعًا لطيفًا.
تجنب ذكر معلومات حساسة أو مهمة مثل أرقام الهواتف والعناوين والتواريخ في رسالة صوتية وفضلًا استخدم النص لهذه التفاصيل.
قبل الإرسال وبعده
استمع إلى الرسالة مرة أخرى قبل الإرسال للتأكد من وضوحها وأنك قلت ما تريد.
ضع في اعتبارك أن المتلقي قد يكون في مكان عام أو غير قادر على الاستماع فورًا، فكن متفهمًا.
امنح المتلقي وقتًا للاستماع والرد ولا تتوقع ردًا فوريًا دائمًا.
متى تتجنب الرسائل الصوتية
تجنب استخدامها في السياقات المهنية الرسمية أو عند التعامل مع جهات اتصال جديدة وفضل استخدام النصوص أو القنوات الرسمية.
لا تستخدم الرسائل الصوتية للإعلانات أو الأخبار المهمة التي تتطلب تفاعلاً فورياً وردود أفعال واضحة؛ قدّم هذه المعلومات بوسائل أخرى مناسبة.