يسجّل الطالب الاستمارة الإلكترونية وجميع البيانات الواردة بها بدقة ووضوح، وتكون البيانات مستمدة من شهادة الميلاد المحفوظة كمبيوتر. وتُطبع الاستمارة وكشوف 12 د إلكترونية من قبل المدرسة وتُراجع وتُعتمد قبل إرسالها. كما يرفق أصل شهادة الميلاد الكمبيوتر مع الاستمارة ليُسلم مع المستندات. وتشكل المدرسة لجنة إشراف من عضوين ورئيس للإشراف، وتوقّع اللجنة على مراجعة الاستمارة لتأكيد دقتها ومطابقتها للمستندات.
الإجراءات الأساسية للإشراف والتوثيق
تتحمل اللجنة المسؤولية الكاملة عن أي أخطاء قد تظهر في الاستمارات، وتوثّق تشكيلها وتوقيعاتها واعتماد المدير، ثم تسلّمها مع باقي المستندات للرجوع إليها عند الحاجة. يعتمد مدير المدرسة الاستمارات شخصيًا ويختمها بخاتم الشعار الرسمي. وتُرتب الأسماء في كشوف 12 د إلكترونية من الأصل والصورة، وتُعتمد من المدرسة وتُختَم بخاتم الشعار، ثم تُرسل إلى الإدارة التعليمية التابع لها المدرسة لمراجعتها في سجلات الإدارة مع بيان ديانة الطالب واللغة الأجنبية التي يدرسها.
ترتيب الأسماء وتقديم المستندات
بعد ترتيب الاستمارات وفق كشوف 12 د إلكترونية وتضمين نماذج الإحصاءات المرافقة، تُرسل إلى لجنة القيد للشهادة الإعدادية العامة الكائنة بإدارة شئون الطلبة والامتحانات بالمديرية وتُقدم باللغة العربية المبسطة والواضحة مع توضيح ديانة الطالب واللغة الأجنبية التي يدرسها. تُراجِع اللجنة القيد وتوثّقها وفق الضوابط المعتمدة قبل تسجيل القيد النهائي في السجلات. يتم حفظ المستندات والملفات كمرجع للمتابعة والتدقيق وفق النظم المعمول بها.