يُرسِل المُنظِّم الدعوات قبل المناسبة بفترة كافية ليمنح المدعوين فرصة للترتيب. ويفضل أن تكون الفترة بين أسبوعين وشهر، خاصة عند ازدحام مواسم الزفاف. يعكس الالتزام بهذا الموعد تقديرك للمدعوين ويُظهِر تنظيمك للحفل. عند اتباع هذه القاعدة، تُتاح للضيوف فرصة التخطيط وتأكيد الحضور بمسؤولية.
تصميم وكتابة الدعوة
يُراعى أن يعكس تصميم الدعوة طابع الحفل، فإذا كان الزفاف كلاسيكيًا تختار ألوانًا هادئة وتواضعًا في الزخرفة. أما إذا كان الحدث عائليًا بلمسة عصرية أو في مكان مفتوح فتصبح الدعوة أكثر جرأة وحيوية مع الحفاظ على البساطة. يحرص المُصمم على كتابة أسماء المدعوين بوضوح واحترام، مع تجنب إدراج ألقاب مبالغ فيها في الدعوة الورقية. إذا تم إرسال الدعوة عبر البريد الإلكتروني أو تطبيق رسائل، فاحرص على إضافة رسالة مرافقة تعبر عن الحفاوة وتجنب الإرسال الجماعي.
طرق تقديم الدعوة والتفاصيل
عند تقديم الدعوة باليد، يُفضل أن تكون بابتسامة وبعبارة لطيفة، وإن أُرسِلت بالبريد أو عبر تطبيق فاحرص على رسالة مرافقة تعبر عن الحفاوة. وتتضمن الدعوة تاريخ الفرح وتوقيته ومكان القاعة ونوعية الحفل، سواء كان داخليًا أو مفتوحًا أو سهرة مسائية. كما يجب ألا تغفل المدعوة عن التفاصيل الدقيقة لتسهيل التخطيط وتفادي الالتباس. تهدف هذه المبادئ إلى إيصال رسالة ذوق واحترام وتنسيق يحترمه المدعوون ويعكس سطوة التنظيم في اليوم الخاص.